Tàng thư Hỏi &amp; Đáp

Nền tảng Lưu trữ số quốc gia và trách nhiệm cơ quan

“Tôi là Anh T.V.H, cán bộ lưu trữ tại một Sở ở Hà Nội. Tôi có nghe nói về 'Nền tảng Lưu trữ số quốc gia' sắp được triển khai. Hiện tại, Sở chúng tôi đã số hóa một phần tài liệu nhưng vẫn còn rất nhiều tài liệu giấy. Tôi không rõ liệu hệ thống lưu trữ số của Sở sẽ kết nối với Nền tảng quốc gia như thế nào và trách nhiệm của chúng tôi trong việc cung cấp dữ liệu lên đó ra sao, đặc biệt là với các tài liệu giấy chưa được số hóa?”

Khái niệm Tài liệu theo quy định pháp luật

“Chào chuyên gia, tôi là chủ một doanh nghiệp nhỏ ở Hà Nội. Hiện tại, công ty tôi đang chuẩn bị hồ sơ cho đợt kiểm toán sắp tới. Tôi có rất nhiều tài liệu, cả bản cứng lẫn bản mềm trên máy tính. Tôi không rõ liệu các file điện tử như hợp đồng scan, hóa đơn điện tử, hay các báo cáo lưu dưới dạng PDF có được coi là 'tài liệu' hợp lệ như bản giấy không? Liệu có sự khác biệt nào về giá trị pháp lý giữa chúng không?”

Quản lý tài liệu lưu trữ giấy và trên vật mang tin khác

“Chào Tuvannhanh.com, tôi là chủ một cửa hàng kinh doanh đồ thủ công mỹ nghệ ở quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Cửa hàng tôi có rất nhiều giấy tờ từ hóa đơn, hợp đồng mua bán (bản giấy) đến các file thiết kế, danh sách khách hàng (lưu trên máy tính). Tôi nghe nói sắp có luật mới về lưu trữ tài liệu. Vậy các loại 'tài liệu giấy' và 'tài liệu trên vật mang tin khác' của tôi có phải lưu trữ theo luật này không, và tôi cần lưu ý gì để không vi phạm?”

Quy định về tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác

“Chào luật sư, tôi là chủ một công ty nhỏ ở quận Thanh Xuân, Hà Nội. Gần đây, tôi đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của công ty. Có rất nhiều văn bản giấy tờ nhưng cũng không ít tài liệu được tạo lập trên máy tính, email. Tôi không rõ liệu những tài liệu điện tử này có được coi là 'tài liệu' hợp pháp để lưu trữ không và chúng cần đáp ứng những yêu cầu gì so với tài liệu giấy để đảm bảo tuân thủ pháp luật?”