Khái niệm Tài liệu theo quy định pháp luật
“Chào chuyên gia, tôi là chủ một doanh nghiệp nhỏ ở Hà Nội. Hiện tại, công ty tôi đang chuẩn bị hồ sơ cho đợt kiểm toán sắp tới. Tôi có rất nhiều tài liệu, cả bản cứng lẫn bản mềm trên máy tính. Tôi không rõ liệu các file điện tử như hợp đồng scan, hóa đơn điện tử, hay các báo cáo lưu dưới dạng PDF có được coi là 'tài liệu' hợp lệ như bản giấy không? Liệu có sự khác biệt nào về giá trị pháp lý giữa chúng không?”
Trả lời
1. Định nghĩa chung về Tài liệu
Chào anh N.V.H, vấn đề anh đang băn khoăn về tài liệu là một trong những câu hỏi thường gặp trong hoạt động kinh doanh hiện nay, đặc biệt khi các giao dịch điện tử ngày càng phổ biến. Theo quy định pháp luật, tài liệu được hiểu là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin
[1]. Điều này có nghĩa là, dù thông tin được lưu trữ trên vật liệu nào, miễn là nội dung và hình thức của nó không bị biến đổi khi chuyển từ dạng này sang dạng khác, thì đều được xem là tài liệu.2. Các hình thức của Tài liệu và giá trị pháp lý
Pháp luật hiện hành cũng đã làm rõ các hình thức của tài liệu, bao gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử
[1]. Như vậy, các file điện tử mà anh N.V.H đề cập như hợp đồng scan, hóa đơn điện tử, báo cáo PDF hoàn toàn được coi là tài liệu theo quy định pháp luật, miễn là chúng đáp ứng tiêu chí về nội dung và hình thức không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin.Trong thực tiễn, nhiều văn bản pháp luật cũng đã công nhận và quy định rõ việc sử dụng cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử trong các thủ tục hành chính. Chẳng hạn, khi thẩm định dự thảo quyết định của Thủ tướng Chính phủ, hồ sơ gửi thẩm định có thể bao gồm tài liệu gửi bằng bản giấy và tài liệu gửi bằng bản điện tử
[3]. Ngay cả các văn bản hành chính như công văn của Tổng cục Hải quan [2] cũng là một dạng tài liệu được tạo ra và lưu trữ, thể hiện sự đa dạng của các loại hình tài liệu trong hệ thống pháp luật.3. Đảm bảo tính pháp lý của Tài liệu điện tử
Để đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu điện tử tương đương với tài liệu giấy, điều quan trọng là phải duy trì tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập của thông tin. Điều này thường liên quan đến việc sử dụng chữ ký số, dấu thời gian, và các biện pháp bảo mật công nghệ thông tin khác để chứng minh rằng nội dung và hình thức của tài liệu không bị thay đổi sau khi được tạo hoặc phát hành. Khi đáp ứng các điều kiện này, tài liệu điện tử có giá trị pháp lý tương đương tài liệu giấy và hoàn toàn hợp lệ cho mục đích kiểm toán hoặc các thủ tục pháp lý khác.