Nền tảng Lưu trữ số quốc gia và trách nhiệm cơ quan
“Tôi là Anh T.V.H, cán bộ lưu trữ tại một Sở ở Hà Nội. Tôi có nghe nói về 'Nền tảng Lưu trữ số quốc gia' sắp được triển khai. Hiện tại, Sở chúng tôi đã số hóa một phần tài liệu nhưng vẫn còn rất nhiều tài liệu giấy. Tôi không rõ liệu hệ thống lưu trữ số của Sở sẽ kết nối với Nền tảng quốc gia như thế nào và trách nhiệm của chúng tôi trong việc cung cấp dữ liệu lên đó ra sao, đặc biệt là với các tài liệu giấy chưa được số hóa?”
Trả lời
Hiểu rõ về Nền tảng Lưu trữ số quốc gia
Nền tảng Lưu trữ số quốc gia là một hệ thống công nghệ thông tin tổng hợp, đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối, chia sẻ các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, hỗ trợ quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số. Mục tiêu chính là xây dựng một nền tảng đồng bộ để các cơ quan, tổ chức có thể tích hợp và đóng góp dữ liệu lưu trữ của mình. Nghị định số 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó có các nội dung liên quan đến việc xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, là căn cứ pháp lý quan trọng cho hoạt động này
[1].Xây dựng và cập nhật Cơ sở dữ liệu tại cấp Bộ, ngành, địa phương
Theo quy định, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của bộ, ngành, địa phương phải được thiết kế kiến trúc dữ liệu bảo đảm tuân thủ Khung kiến trúc số cấp bộ, cấp tỉnh
[3]. Điều này có nghĩa là hệ thống lưu trữ số hiện tại của Sở cần phải được rà soát và điều chỉnh (nếu cần) để đảm bảo khả năng tương thích và tích hợp.Nguồn dữ liệu để xây dựng và cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Sở bao gồm dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ từ hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của chính cơ quan Anh T.V.H, cũng như dữ liệu được tạo lập từ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác tại lưu trữ lịch sử
[3]. Điều này giải đáp thắc mắc của Anh T.V.H về tài liệu giấy: những tài liệu này cần được số hóa để tạo lập dữ liệu chủ và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Sở, từ đó có thể tích hợp lên Nền tảng Lưu trữ số quốc gia.Trách nhiệm và lộ trình triển khai
Việc xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của các bộ, ngành, địa phương là một phần không thể thiếu trong quá trình hình thành Nền tảng Lưu trữ số quốc gia. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam được thiết kế kiến trúc dữ liệu bảo đảm tuân thủ Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số, với nguồn dữ liệu chủ yếu đến từ các hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của các cơ quan, tổ chức
[2]. Do đó, Sở của Anh T.V.H cần chủ động xây dựng và hoàn thiện hệ thống lưu trữ số của mình, đảm bảo việc tạo lập và cập nhật dữ liệu một cách chính xác và đầy đủ. Điều này bao gồm việc lên kế hoạch số hóa các tài liệu giấy còn tồn đọng để kịp thời đưa vào hệ thống.