Yêu cầu về bản sao trong hồ sơ đề nghị cấp phép tần số vô tuyến điện và các thủ tục hành chính khác
“Chào Tuvannhanh.com, tôi là Hùng, chủ một doanh nghiệp nhỏ ở Quận 1, TP.HCM chuyên về dịch vụ truyền thông. Sắp tới tôi cần làm hồ sơ xin cấp giấy phép sử dụng tần số vô tuyến điện cho một số thiết bị mới. Tôi có nhiều giấy tờ gốc nhưng không rõ có cần phải đi công chứng tất cả các bản sao trong hồ sơ hay không, hay chỉ cần đóng dấu của công ty là đủ? Mong được tư vấn.”
Trả lời
Khái niệm "Bản sao" và trách nhiệm pháp lý
Theo quy định hiện hành, bản sao được hiểu là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Khi nộp hồ sơ hành chính, dù là bản chính hay bản sao, tổ chức, cá nhân đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và tính hợp pháp của các tài liệu cũng như nội dung kê khai trong hồ sơ
[2]. Điều này đặc biệt quan trọng vì nó liên quan đến việc cấp phép sử dụng tần số vô tuyến điện, một lĩnh vực được quy định chi tiết bởi Nghị định số 63/2023/NĐ-CP [1].Yêu cầu đối với hồ sơ đề nghị cấp phép tần số vô tuyến điện
Đối với hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, cấp đổi, gia hạn, sửa đổi, bổ sung nội dung giấy phép sử dụng tần số vô tuyến điện, Nghị định số 63/2023/NĐ-CP có quy định cụ thể về việc sử dụng các tài liệu không yêu cầu công chứng hoặc chứng thực. Cụ thể, nếu hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu chính và các tài liệu không yêu cầu công chứng hoặc chứng thực, thì:
* Đối với tổ chức: Phải đóng dấu vào từng tài liệu. Trường hợp tài liệu có nhiều tờ, phải được đóng dấu giáp lai. * Đối với cá nhân, hộ kinh doanh: Phải ký xác nhận vào từng tài liệu. Trường hợp tài liệu có nhiều tờ, phải được ký xác nhận vào từng trang
[2].Như vậy, Anh Hùng là chủ doanh nghiệp, khi nộp các bản sao tài liệu mà Nghị định 63/2023/NĐ-CP không yêu cầu công chứng hoặc chứng thực, chỉ cần đảm bảo các tài liệu đó được đóng dấu của công ty và đóng dấu giáp lai nếu có nhiều tờ.
Lưu ý về việc sử dụng bản sao trong các thủ tục hành chính khác
Cần lưu ý rằng yêu cầu về bản sao có thể khác nhau tùy thuộc vào từng thủ tục hành chính cụ thể và văn bản pháp luật điều chỉnh. Ví dụ, trong thủ tục cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam, Nghị định số 191/2025/NĐ-CP quy định rõ ràng rằng hồ sơ cần bao gồm "bản sao các giấy tờ" như Chứng minh nhân dân, thẻ Căn cước công dân, giấy tờ cư trú, hoặc các giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam trước đây
[3]. Trong trường hợp này, việc nộp bản sao là yêu cầu bắt buộc và không nhất thiết phải là bản công chứng trừ khi có quy định khác.Do đó, Anh Hùng nên kiểm tra kỹ các phụ lục hoặc hướng dẫn chi tiết về hồ sơ đề nghị cấp giấy phép sử dụng tần số vô tuyến điện để xác định chính xác tài liệu nào cần bản chính, tài liệu nào có thể là bản sao và liệu bản sao đó có cần công chứng/chứng thực hay chỉ cần đóng dấu của doanh nghiệp.