Xử lý hóa đơn, chứng từ giả
“Chào luật sư, tôi là kế toán cho một công ty thương mại ở Quận 1, TP.HCM. Gần đây, tôi phát hiện một số hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp có dấu hiệu bị làm giả, tức là trùng số seri với hóa đơn của công ty khác đã phát hành. Tôi rất lo lắng không biết công ty mình sẽ bị xử lý thế nào và cần làm gì để tránh rủi ro pháp lý ạ?”
Trả lời
Hóa đơn, chứng từ giả và rủi ro pháp lý
Chào chị L.T.M, tôi hiểu sự lo lắng của chị khi phát hiện hóa đơn đầu vào có dấu hiệu giả mạo. Việc sử dụng hoặc liên quan đến hóa đơn, chứng từ giả có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Theo quy định, hóa đơn, chứng từ giả được định nghĩa là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác, hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ, hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Đây là một hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng.
Trách nhiệm của doanh nghiệp và kế toán
Khi phát hiện hóa đơn có dấu hiệu giả mạo như trường hợp của chị (trùng số seri với hóa đơn của công ty khác), công ty chị có nguy cơ bị xử lý về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Mặc dù công ty chị là bên nhận, nhưng việc sử dụng hóa đơn này để kê khai thuế, hạch toán chi phí có thể bị coi là hành vi trốn thuế hoặc gian lận thuế nếu không chứng minh được sự vô ý và đã thực hiện các biện pháp kiểm tra cần thiết. Nghị định sửa đổi Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (VBHN) quy định rõ về việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, thu phí, lệ phí, cũng như nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
[1]. Điều này nhấn mạnh trách nhiệm của doanh nghiệp và người làm kế toán trong việc đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ.Biện pháp phòng ngừa và xử lý khi phát hiện
Để giảm thiểu rủi ro, công ty chị cần thực hiện ngay các bước sau:
Lưu ý về phạm vi áp dụng của pháp luật
Chị cần lưu ý rằng, các quy định pháp luật luôn có phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng cụ thể. Ví dụ, trong khi Nghị định sửa đổi Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (VBHN) điều chỉnh việc quản lý hóa đơn, chứng từ
[1], thì các văn bản pháp luật khác lại quy định về những lĩnh vực hoàn toàn khác như thủ tục tạm nhập khẩu, tái xuất khẩu xe ô tô, xe máy [2], hay quy định mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp Căn cước công dân [3], hoặc quy định về phí, lệ phí hàng hải [4]. Việc hiểu rõ phạm vi áp dụng của từng văn bản giúp doanh nghiệp và người làm kế toán xác định đúng luật áp dụng cho từng giao dịch, tránh nhầm lẫn và tuân thủ pháp luật một cách chính xác nhất.