Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
“Chị là kế toán trưởng của một công ty sản xuất ở Quận 1, TP.HCM. Công ty chị đang trong quá trình chuyển đổi số và sếp yêu cầu chị tìm hiểu về việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho tài liệu lưu trữ của công ty. Chị không rõ cần bắt đầu từ đâu, dữ liệu nào cần đưa vào và ai sẽ chịu trách nhiệm chính cho việc này theo quy định mới.”
Trả lời
Việc xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là một phần quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, đặc biệt khi tuân thủ các quy định pháp luật về lưu trữ. Theo quy định, đây là việc thêm mới dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số hoặc sửa đổi, bổ sung một số trường thông tin không cố định thuộc dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ đã có trong cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Trách nhiệm và Phạm vi áp dụng
Theo Luật Lưu trữ, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 113/2025/NĐ-CP để quy định chi tiết một số điều, trong đó có nội dung về xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
[1]. Cụ thể, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của chính cơ quan, tổ chức mình [2]. Điều này có nghĩa là ban lãnh đạo công ty chị sẽ phải chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai và đảm bảo hoạt động này.Nguồn dữ liệu và Thông tin cần thiết
Để xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, công ty chị cần xác định nguồn dữ liệu. Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của bộ, ngành, địa phương (như công ty chị tại TP.HCM), nguồn dữ liệu sẽ bao gồm: * Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của công ty. * Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ được tạo lập từ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác tại lưu trữ lịch sử (nếu có tài liệu được chuyển giao cho lưu trữ lịch sử)
[3].Các thông tin cơ bản của tài liệu lưu trữ cần được đưa vào cơ sở dữ liệu bao gồm: mã định danh tài liệu, mã lưu trữ tài liệu, thời hạn lưu trữ, tên loại tài liệu, số của tài liệu, ký hiệu của tài liệu, ngày tháng năm ban hành tài liệu, tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu, trích yếu nội dung, ngôn ngữ, số lượng trang, mức độ tiếp cận, và tệp tin tài liệu (nếu có) hoặc đường liên kết đến tài liệu lưu trữ gốc, cùng với ghi chú
[4]. Đối với hồ sơ lưu trữ, các thông tin cần thiết cũng được quy định rõ ràng.Lưu ý khi triển khai
Khi triển khai, công ty chị cần đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu được thiết kế với kiến trúc dữ liệu tuân thủ Khung kiến trúc số cấp bộ, Khung kiến trúc số cấp tỉnh nếu có quy định áp dụng cho doanh nghiệp (thường áp dụng cho cơ quan nhà nước nhưng doanh nghiệp cũng nên tham khảo để đảm bảo tính tương thích và khả năng kết nối sau này)
[3]. Việc này giúp hệ thống của công ty có thể kết nối và chia sẻ thông tin hiệu quả, nếu cần thiết, với các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ khác trong Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam theo quy định của pháp luật [2].