Sử dụng hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức

Trả lời

Khái niệm và trách nhiệm của Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức

Theo định nghĩa, Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức là cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền để sử dụng, phân công, bố trí, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức và các thẩm quyền khác theo phân cấp, ủy quyền. Các cơ quan này hoạt động ở nhiều cấp độ khác nhau, từ việc Quốc hội phê chuẩn các thành viên Chính phủ ở cấp cao nhất ^[2] đến việc các cơ quan Đảng ban hành kết luận chỉ đạo hoạt động của tổ chức cơ sở đảng ^[3]. Điều này cho thấy vai trò quan trọng của các cơ quan này trong việc quản lý và điều hành đội ngũ cán bộ, công chức.

Quy định về hồ sơ điện tử và trách nhiệm của cơ quan

Đối với trường hợp của Anh N.V.H, việc cơ quan yêu cầu cung cấp lại hồ sơ cá nhân khi các thông tin này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức là không phù hợp với quy định hiện hành. Cụ thể, theo Điều 20 của Nghị định số 27/2026/NĐ-CP về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, thành phần hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu này được sử dụng để thay thế các thành phần hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức ^[1].

Nghị định cũng quy định rõ rằng cơ quan quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức không được yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức cung cấp lại thông tin, thành phần hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, trừ trường hợp cần thiết nhằm đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức ^[1]. Điều này có nghĩa là phòng mới nơi anh được luân chuyển có trách nhiệm khai thác hồ sơ điện tử của anh trên Cơ sở dữ liệu quốc gia để sử dụng, thay vì yêu cầu anh nộp lại hồ sơ giấy.

Trường hợp cần chuyển đổi và cập nhật thông tin

Trong trường hợp do yêu cầu nghiệp vụ phải sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có quyền khai thác hồ sơ điện tử trên Cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyển đổi sang bản giấy để sử dụng. Việc chuyển đổi này phải thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, và cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trong hồ sơ điện tử ^[1].

Nếu phát hiện thông tin, dữ liệu có sai lệch, cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật thông tin, dữ liệu thuộc phạm vi thẩm quyền của mình lên hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức ^[1]. Do đó, anh có thể thông báo cho phòng mới về quy định này và yêu cầu họ khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia.