Sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trong giao dịch
“Tôi là chủ một cửa hàng bán lẻ ở Quận 1, TP.HCM. Gần đây, tôi thấy nhiều cơ quan nhà nước yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân của khách hàng để phục vụ các thủ tục hành chính, ví dụ như đăng ký khuyến mãi hay bảo hành. Tôi cũng nghe nói về Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Liệu tôi có thể sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu này để xác minh danh tính khách hàng khi họ mua hàng hoặc khi tôi cần làm các thủ tục liên quan đến hóa đơn, chứng từ cho cơ quan thuế không? Tôi lo lắng về việc thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của khách hàng.”
Trả lời
Chào chị H.T.L, vấn đề chị quan tâm về việc sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGDC) trong hoạt động kinh doanh và các thủ tục hành chính là rất chính đáng. CSDLQGDC là một tập hợp thông tin cơ bản của tất cả công dân Việt Nam được chuẩn hóa, số hóa và quản lý tập trung để phục vụ công tác quản lý nhà nước và các giao dịch của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Mục đích và nguyên tắc sử dụng CSDLQGDC
Mục đích chính của CSDLQGDC là tạo ra một nguồn thông tin chính xác, tin cậy về dân cư, giúp các cơ quan nhà nước thực hiện hiệu quả các nghiệp vụ quản lý, từ việc bổ nhiệm các thành viên Chính phủ
[1] đến các quy trình thủ tục hành chính phức tạp. Đối với các giao dịch của cá nhân, tổ chức như cửa hàng của chị, CSDLQGDC có thể hỗ trợ xác thực thông tin. Tuy nhiên, việc truy cập và sử dụng thông tin từ CSDLQGDC phải tuân thủ các quy định pháp luật nghiêm ngặt về bảo vệ thông tin cá nhân và chỉ được thực hiện bởi các cơ quan, tổ chức được phép, hoặc trong các trường hợp được pháp luật cho phép.Khả năng sử dụng cho doanh nghiệp
Hiện tại, việc doanh nghiệp tư nhân như cửa hàng bán lẻ của chị trực tiếp truy cập vào CSDLQGDC để xác minh danh tính khách hàng khi mua hàng hoặc đăng ký khuyến mãi là không được phép. Các thông tin trong CSDLQGDC chủ yếu được dùng để phục vụ công tác quản lý nhà nước và các giao dịch liên quan đến thủ tục hành chính, ví dụ như các quy định về hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu
[2] hoặc các thủ tục thuế, hóa đơn, chứng từ điện tử [3]. Các cơ quan nhà nước như cơ quan thuế có thể sử dụng thông tin này để kiểm tra, đối chiếu khi chị làm các thủ tục liên quan đến hóa đơn, chứng từ.Bảo mật thông tin cá nhân
Việc thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của khách hàng bởi các doanh nghiệp phải tuân thủ Luật An toàn thông tin mạng và các quy định liên quan về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Chị cần đảm bảo rằng mọi thông tin khách hàng thu thập đều có sự đồng ý của họ và được sử dụng đúng mục đích đã thông báo, không được tự ý truy cập hoặc sử dụng thông tin từ các nguồn không chính thống. Trong tương lai, khi các quy định pháp luật về chia sẻ dữ liệu được hoàn thiện, có thể sẽ có cơ chế cho phép doanh nghiệp khai thác thông tin từ CSDLQGDC một cách hợp pháp và an toàn, nhưng hiện tại, chị nên dựa vào các phương thức xác minh truyền thống và tuân thủ chặt chẽ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.