peopleDân sự

Sử dụng bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng

visibility0 lượt xemgavel3 trích dẫn pháp lýupdate9/5/2026verifiedĐã kiểm tra hiệu lực
helpCâu hỏi
personAnh N.V.H· Hà Nội· Chủ doanh nghiệp nhỏ

“Chào luật sư, tôi là chủ một doanh nghiệp nhỏ ở Hà Nội. Năm ngoái, công ty tôi bị một trận lụt lớn, nhiều tài liệu quan trọng từ những năm đầu thành lập đã bị hư hỏng nặng, thậm chí mất mát. Tôi nghe nói có thể xin cấp lại bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng. Không biết quy trình thế nào và tôi cần chuẩn bị những gì?”

task_altTrả lời

Trả lời

Điều kiện để sử dụng bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng

Theo quy định hiện hành, bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng được phép sử dụng trong các trường hợp cụ thể. Cụ thể, tài liệu này chỉ được dùng khi tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc tài liệu lưu trữ gốc bị hỏng đến mức không thể sử dụng được [1]. Do đó, trường hợp doanh nghiệp của anh N.V.H bị mất hoặc hư hỏng tài liệu gốc do thiên tai hoàn toàn đủ điều kiện để đề nghị sử dụng bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng.

Quy trình đề nghị cấp bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng

Để đề nghị sử dụng bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng, doanh nghiệp của anh cần thực hiện các bước sau:

  • Chuẩn bị văn bản đề nghị: Cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ gốc (trong trường hợp này là doanh nghiệp của anh) cần gửi văn bản đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng đến cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng. Văn bản này cần tuân thủ theo Mẫu số 01 được ban hành kèm theo Nghị định số 113/2025/NĐ-CP
    • [1].
  • Hình thức gửi đề nghị: Anh có thể gửi văn bản đề nghị bằng một trong các hình thức sau:
    • * Trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng. * Thông qua dịch vụ bưu chính. * Thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến     [1].

    Hình thức nhận kết quả và thời gian giải quyết

    Sau khi gửi đề nghị, anh N.V.H có thể lựa chọn hình thức nhận bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng:

  • Nhận qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến: Nếu anh đăng ký trên hệ thống.
  • Nhận kết quả trên văn bản/đơn đề nghị: Anh có thể ghi rõ hình thức này trong văn bản đề nghị.
  • Nhận qua dịch vụ bưu chính: Nếu lựa chọn hình thức này, anh sẽ thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan cung cấp dịch vụ bưu chính
    • [1].

    Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng sẽ phải cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng theo đúng quy trình [1].

    smart_toy
    Biên soạn bởi
    Ban Pháp lý Trí tuệ Nhân tạo — Nền tảng Tư Vấn Nhanh

    gavelChú thích pháp lý