Sử dụng bản sao điện tử trong thủ tục hành chính
“Chào chuyên gia, tôi là chủ một doanh nghiệp nhỏ ở Hà Nội. Gần đây, tôi thấy có nhắc đến khái niệm 'bản sao điện tử' trong các văn bản pháp luật mới. Tôi muốn biết chính xác bản sao điện tử là gì và liệu tôi có thể dùng nó để nộp hồ sơ cho các thủ tục hành chính liên quan đến sản phẩm của mình hay không, ví dụ như đăng ký chất lượng sản phẩm?”
Trả lời
1. Bản sao điện tử là gì?
Theo quy định, bản sao điện tử được hiểu là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc hoặc bản chính dạng văn bản giấy. Điều này có nghĩa là, một bản sao điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác tuyệt đối về nội dung so với bản gốc, dù đó là bản giấy được số hóa hay một tập tin điện tử khác.
2. Phạm vi áp dụng của quy định về bản sao điện tử
Khái niệm bản sao điện tử này được đề cập trong Nghị định số 37/2026/NĐ-CP, một văn bản quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa
[1]. Nghị định này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh sản phẩm, hàng hóa và các hoạt động liên quan đến chất lượng sản phẩm, mã số, mã vạch, truy xuất nguồn gốc, đánh giá sự phù hợp tại Việt Nam[2]. Do đó, nếu các thủ tục hành chính liên quan đến sản phẩm của bạn thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định này hoặc các văn bản pháp luật có liên quan khác, thì khái niệm bản sao điện tử sẽ được áp dụng.3. Khả năng sử dụng bản sao điện tử trong hồ sơ hành chính
Việc bạn có thể sử dụng bản sao điện tử để nộp hồ sơ cho các thủ tục hành chính cụ thể, ví dụ như đăng ký chất lượng sản phẩm hoặc xác định mức độ rủi ro của sản phẩm, hàng hóa
[3], sẽ phụ thuộc vào quy định chi tiết của từng thủ tục. Mặc dù Nghị định 37/2026/NĐ-CP định nghĩa rõ về bản sao điện tử, nhưng việc chấp nhận và phương thức nộp bản sao điện tử cho từng loại hồ sơ sẽ được quy định cụ thể trong các điều khoản về trình tự, thủ tục của từng quy định chuyên ngành.Ví dụ, đối với các thủ tục như tất toán tài khoản tại Kho bạc Nhà nước, thành phần hồ sơ được quy định rõ ràng, và việc có chấp nhận bản sao điện tử hay không sẽ cần xem xét các quy định cụ thể về cách thức thực hiện và thành phần hồ sơ của từng thủ tục đó
[4].Do đó, để biết chính xác liệu bạn có thể nộp bản sao điện tử cho thủ tục đăng ký chất lượng sản phẩm hay không, bạn cần kiểm tra kỹ các quy định về hồ sơ và trình tự thực hiện của thủ tục đó. Thông thường, các văn bản quy định thủ tục hành chính sẽ nêu rõ yêu cầu về hình thức của tài liệu (bản gốc, bản sao chứng thực, hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý tương đương).