Số hóa hồ sơ trong thủ tục đăng ký doanh nghiệp
“Chị Lan, chủ một cửa hàng kinh doanh nhỏ ở Quận 1, TP.HCM, đang muốn chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp để mở rộng quy mô. Chị nghe nói có thể nộp hồ sơ trực tuyến và không cần nộp giấy tờ bản cứng nữa. Chị băn khoăn không biết quy định hiện hành về số hóa hồ sơ trong đăng ký doanh nghiệp như thế nào, liệu việc này có thực sự đơn giản và an toàn không, và chị cần lưu ý gì khi thực hiện?”
Trả lời
Số hóa hồ sơ và thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Việc số hóa hồ sơ là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy sang dạng văn bản điện tử, thông qua việc quét các tài liệu gốc. Đây là một bước quan trọng trong công cuộc cải cách thủ tục hành chính, đặc biệt trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp.
Theo Nghị định sửa đổi Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, việc đăng ký doanh nghiệp bao gồm các quy định chi tiết về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Phạm vi điều chỉnh của Nghị định này áp dụng cho các tổ chức, cá nhân trong nước, nước ngoài thực hiện đăng ký doanh nghiệp, cũng như cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh
[1].Nguyên tắc và trách nhiệm khi số hóa hồ sơ
Khi thực hiện số hóa hồ sơ để đăng ký doanh nghiệp, điều quan trọng là phải tuân thủ các nguyên tắc về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của thông tin. Người thành lập doanh nghiệp hoặc bản thân doanh nghiệp có trách nhiệm tự kê khai hồ sơ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những thông tin này. Cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp
[2]. Điều này có nghĩa là, ngay cả khi hồ sơ đã được số hóa và nộp trực tuyến, người nộp vẫn phải đảm bảo tính xác thực của thông tin gốc.Vai trò của cơ quan nhà nước trong số hóa thủ tục hành chính
Việc đẩy mạnh số hóa hồ sơ và các thủ tục hành chính là nhiệm vụ trọng tâm của các bộ, cơ quan ngang bộ. Văn phòng Chính phủ có vai trò quan trọng trong việc đôn đốc, kiểm tra, xây dựng yêu cầu chức năng, nghiệp vụ và quản lý, vận hành Cổng Dịch vụ công quốc gia, nhằm hỗ trợ việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông
[3]. Điều này cho thấy sự cam kết của nhà nước trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính, bao gồm cả đăng ký doanh nghiệp, thông qua các phương tiện điện tử.Vì vậy, khi chị L.T.H thực hiện chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp, chị hoàn toàn có thể tận dụng các dịch vụ nộp hồ sơ trực tuyến thông qua việc số hóa hồ sơ của mình. Tuy nhiên, cần đặc biệt lưu ý kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin sau khi số hóa để đảm bảo chúng hoàn toàn khớp với bản gốc và đúng quy định pháp luật.