Quy định về tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác
“Chào luật sư, tôi là chủ một công ty nhỏ ở quận Thanh Xuân, Hà Nội. Gần đây, tôi đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của công ty. Có rất nhiều văn bản giấy tờ nhưng cũng không ít tài liệu được tạo lập trên máy tính, email. Tôi không rõ liệu những tài liệu điện tử này có được coi là 'tài liệu' hợp pháp để lưu trữ không và chúng cần đáp ứng những yêu cầu gì so với tài liệu giấy để đảm bảo tuân thủ pháp luật?”
Trả lời
Chào chị N.T.H, về thắc mắc của chị liên quan đến việc xác định và lưu trữ các loại tài liệu trong doanh nghiệp, pháp luật Việt Nam hiện nay đã có những quy định rõ ràng, công nhận cả tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác (bao gồm tài liệu điện tử) là những hình thức tài liệu hợp lệ.
Tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác được pháp luật công nhận
Theo định nghĩa chung, tài liệu được hiểu là những thông tin được tạo lập trên giấy hoặc trên các vật mang tin khác
[1]. Điều này có nghĩa là không chỉ các văn bản in ấn truyền thống mà cả các dữ liệu điện tử, email, file mềm... cũng đều được xem là tài liệu và có giá trị pháp lý nhất định khi đáp ứng các điều kiện theo quy định. Việc công nhận đa dạng các hình thức tài liệu này giúp các doanh nghiệp như công ty của chị có thể linh hoạt hơn trong quản lý và lưu trữ hồ sơ.Yêu cầu đối với tài liệu khi nộp vào lưu trữ
Để đảm bảo tính hợp lệ và giá trị pháp lý khi nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, dù là tài liệu giấy hay tài liệu điện tử, đều phải tuân thủ các yêu cầu nhất định. Cụ thể, theo Luật Lưu trữ, các tài liệu được nộp phải là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì có thể thay thế bằng bản sao hợp pháp
[3]. Ngoài ra, tài liệu cần phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị và phải đảm bảo đầy đủ, có sự liên quan chặt chẽ, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc [3].Đối với hồ sơ giấy, chúng cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể về kỹ thuật và nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật
[3]. Còn đối với hồ sơ, tài liệu điện tử, chúng cũng phải đáp ứng các yêu cầu riêng biệt theo quy định, thường liên quan đến tính toàn vẹn, khả năng truy cập và bảo mật của dữ liệu [3]. Đây là những điểm chị cần đặc biệt lưu ý khi quản lý các tài liệu số của công ty.Thời hạn nộp và bảo quản tài liệu
Việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành có thời hạn tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc. Sau đó, các tài liệu này sẽ được chuyển vào lưu trữ lịch sử với thời hạn tối đa là 05 năm kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành
[3]. Đối với các tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật, việc nộp và bảo quản phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước [2]. Việc nắm rõ các thời hạn này sẽ giúp chị xây dựng quy trình lưu trữ hiệu quả và tuân thủ pháp luật.