Quy định về lập hồ sơ công việc trong công tác văn thư
“Chào Tuvannhanh.com, tôi là thư ký mới vào làm ở Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện X, tỉnh Y. Sếp giao tôi rất nhiều việc hành chính, từ soạn thảo văn bản đến quản lý công văn. Tôi nghe các anh chị đi trước nói phải 'lập hồ sơ' cho từng công việc nhưng tôi thấy rất mất thời gian, mà giờ nhiều thứ làm trên máy tính rồi. Liệu tôi có bắt buộc phải làm việc này không, và nếu có thì căn cứ vào đâu ạ?”
Trả lời
1. Lập hồ sơ là gì và tầm quan trọng trong công tác văn thư
Theo quy định hiện hành, lập hồ sơ được định nghĩa là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Đây là một phần công tác văn thư quan trọng, bao gồm cả việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
[1].Việc lập hồ sơ không chỉ giúp quản lý công việc một cách khoa học, dễ dàng tra cứu khi cần mà còn đảm bảo tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của tài liệu, phục vụ cho công tác lưu trữ lâu dài của cơ quan.
2. Trách nhiệm lập hồ sơ và đối tượng áp dụng
Chị N.T.H thân mến, việc lập hồ sơ là một trách nhiệm pháp lý bắt buộc đối với người được giao giải quyết, theo dõi công việc tại cơ quan, tổ chức. Cụ thể, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định rõ: "Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan"
[3].Quy định này áp dụng rộng rãi đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, trong đó có Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện X nơi chị đang công tác. Ngoài ra, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cũng căn cứ quy định này để áp dụng cho phù hợp
[2]. Do đó, việc chị phải lập hồ sơ cho các công việc được giao là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật.3. Lập hồ sơ đối với văn bản điện tử
Với sự phát triển của công nghệ, nhiều công việc hiện nay được thực hiện trên máy tính và văn bản được tạo lập dưới dạng điện tử. Điều này không làm giảm đi yêu cầu về việc lập hồ sơ. Theo quy định, văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy
[4]. Do đó, các văn bản điện tử cũng cần được quản lý và lập hồ sơ theo đúng quy trình, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất.Chị cần tuân thủ các quy định về lập hồ sơ cho cả văn bản giấy và văn bản điện tử để đảm bảo công tác văn thư tại đơn vị được thực hiện đúng quy định, khoa học và hiệu quả.