Quy định về Bản trích sao trong công tác văn thư
“Chào Tuvannhanh.com, tôi là Anh N.V.H, chủ một doanh nghiệp nhỏ ở Quận 1, TP.HCM. Sắp tới tôi cần nộp hồ sơ xin cấp phép kinh doanh mới cho một dự án, và bên cơ quan cấp phép yêu cầu phải có 'bản trích sao' của một số hợp đồng và báo cáo tài chính gốc. Tôi không rõ 'bản trích sao' này phải làm như thế nào cho đúng quy định, đặc biệt là nếu tài liệu gốc là bản điện tử thì có cần in ra rồi trích sao không? Mong được tư vấn ạ.”
Trả lời
Bản trích sao là gì và yêu cầu về thể thức
Bản trích sao là bản sao chính xác một phần nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản cần trích sao, và phải được trình bày theo đúng thể thức và kỹ thuật quy định. Điều này có nghĩa là khi anh N.V.H cần nộp "bản trích sao" các hợp đồng hay báo cáo tài chính, anh cần đảm bảo rằng phần nội dung được trích ra phải hoàn toàn chính xác so với bản gốc và phải tuân thủ các quy định về cách trình bày văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
[3].Phạm vi và đối tượng áp dụng quy định
Các quy định về công tác văn thư, bao gồm cả việc lập bản trích sao, được áp dụng rộng rãi cho các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước
[2]. Mặc dù anh là chủ doanh nghiệp nhỏ, nhưng khi nộp hồ sơ cho cơ quan nhà nước để xin cấp phép kinh doanh, các yêu cầu về văn bản do cơ quan nhà nước đưa ra thường sẽ dựa trên các quy định này [1]. Do đó, việc hiểu và tuân thủ các quy định này là cần thiết để hồ sơ của anh được chấp nhận.Giá trị pháp lý của bản trích sao điện tử
Về câu hỏi của anh liên quan đến tài liệu gốc là bản điện tử, Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định rõ về giá trị pháp lý của văn bản điện tử. Cụ thể, văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy
[4].Điều này có nghĩa là: * Nếu hợp đồng và báo cáo tài chính gốc của anh là bản điện tử và đã được ký số hợp lệ (bởi người có thẩm quyền và của doanh nghiệp), thì bản điện tử đó đã có giá trị pháp lý tương đương bản giấy. * Khi cần cung cấp "bản trích sao" từ các tài liệu điện tử này, anh có thể thực hiện trích sao điện tử (nếu hệ thống của cơ quan cấp phép cho phép và có quy định cụ thể về việc này) hoặc in ra và thực hiện trích sao trên bản giấy theo thể thức quy định. Tuy nhiên, nếu cơ quan yêu cầu bản giấy, anh nên in ra và thực hiện quy trình trích sao trên bản giấy, có thể cần chứng thực nếu cơ quan yêu cầu. Quan trọng là phần nội dung được trích sao phải chính xác và đầy đủ theo yêu cầu.
Anh nên liên hệ trực tiếp với cơ quan cấp phép để hỏi rõ về hình thức nộp "bản trích sao" (bản giấy hay bản điện tử) và yêu cầu cụ thể về việc chứng thực (nếu có) để đảm bảo hồ sơ của mình được hoàn thiện đúng cách.