Quản lý và lưu trữ dữ liệu dùng riêng trong cơ quan nhà nước
“Chị Lan, cán bộ văn phòng UBND phường An Bình, TP.HCM, đang phân vân về việc quản lý các tài liệu nội bộ của phường. Các văn bản này chứa thông tin về quy trình xử lý hồ sơ, kế hoạch công tác chỉ dành cho cán bộ phường sử dụng, không công khai ra bên ngoài. Chị muốn biết liệu đây có phải là **dữ liệu dùng riêng** và cần tuân thủ quy định gì khi lưu trữ không.”
Trả lời
Dữ liệu dùng riêng là gì?
Dữ liệu dùng riêng là một loại dữ liệu quan trọng trong hoạt động của các cơ quan công quyền. Theo định nghĩa, dữ liệu dùng riêng là dữ liệu được tiếp cận, chia sẻ, khai thác, sử dụng trong phạm vi nội bộ của cơ quan Đảng, Nhà nước, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội
[1]. Điều này có nghĩa là những thông tin này không được công khai rộng rãi mà chỉ được sử dụng trong một phạm vi nhất định để phục vụ cho các mục đích nội bộ.Trường hợp của chị Lan có phải là dữ liệu dùng riêng?
Với mô tả của chị Lan, các tài liệu nội bộ của UBND phường An Bình như thông tin về quy trình xử lý hồ sơ, kế hoạch công tác chỉ dành cho cán bộ phường sử dụng và không công khai ra bên ngoài, hoàn toàn phù hợp với định nghĩa về dữ liệu dùng riêng. Đây là những thông tin được tạo lập và sử dụng trong phạm vi nội bộ của một cơ quan nhà nước, nhằm phục vụ cho các hoạt động quản lý và điều hành của phường.
Quy định về lưu trữ dữ liệu dùng riêng
Việc lưu trữ dữ liệu dùng riêng cần tuân thủ các quy định pháp luật để đảm bảo an toàn và bảo mật. Khoản 1 Điều 14 của Luật Dữ liệu 2024 quy định rõ rằng cơ quan nhà nước chịu trách nhiệm tổ chức lưu trữ dữ liệu bảo đảm an toàn
[3]. Đặc biệt, đối với dữ liệu dùng riêng và dữ liệu thuộc lĩnh vực quốc phòng, an ninh, đối ngoại, cơ yếu, việc lưu trữ dữ liệu trên cơ sở hạ tầng của Trung tâm dữ liệu quốc gia có thể được thực hiện khi có sự đồng ý của chủ sở hữu dữ liệu [3].Mặc dù các văn bản như Nghị quyết số (1992) của Quốc hội
[1] hay Kết luận của Bộ Chính trị, Ban Bí thư [2] không trực tiếp quy định chi tiết về việc lưu trữ dữ liệu dùng riêng, nhưng tinh thần chung trong quản lý thông tin của các cơ quan Đảng và Nhà nước luôn đề cao tính bảo mật, an toàn và việc sử dụng thông tin đúng mục đích, đúng đối tượng. Do đó, UBND phường An Bình cần đảm bảo rằng các tài liệu nội bộ này được lưu trữ một cách an toàn, có hệ thống kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ và tuân thủ các quy định hiện hành về bảo mật thông tin nội bộ của cơ quan nhà nước.