Quản lý tài liệu lưu trữ giấy và trên vật mang tin khác
“Chào Tuvannhanh.com, tôi là chủ một cửa hàng kinh doanh đồ thủ công mỹ nghệ ở quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Cửa hàng tôi có rất nhiều giấy tờ từ hóa đơn, hợp đồng mua bán (bản giấy) đến các file thiết kế, danh sách khách hàng (lưu trên máy tính). Tôi nghe nói sắp có luật mới về lưu trữ tài liệu. Vậy các loại 'tài liệu giấy' và 'tài liệu trên vật mang tin khác' của tôi có phải lưu trữ theo luật này không, và tôi cần lưu ý gì để không vi phạm?”
Trả lời
Hiểu đúng về "Tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác" trong Luật Lưu trữ
Thuật ngữ "tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác" trong pháp luật về lưu trữ được hiểu một cách rộng rãi, bao hàm cả các giấy tờ truyền thống (như hóa đơn, hợp đồng, sổ sách) và các dữ liệu được tạo lập, lưu trữ trên các phương tiện điện tử hoặc vật lý khác (như file thiết kế, danh sách khách hàng trên máy tính, dữ liệu trên USB, đĩa cứng). Luật 33/2025/QH15 quy định về quản lý tài liệu lưu trữ nói chung, không phân biệt hình thức ban đầu của tài liệu
[1]. Điều này có nghĩa là các hóa đơn giấy, hợp đồng mua bán, cũng như các file thiết kế, danh sách khách hàng trên máy tính của bạn đều có thể trở thành đối tượng của luật nếu chúng được xác định là tài liệu lưu trữ.Trách nhiệm lưu trữ đối với cơ sở kinh doanh của bạn
Các tài liệu của cửa hàng bạn, đặc biệt là các văn bản pháp lý, tài chính, có thể thuộc dạng tài liệu lưu trữ tư hoặc tài liệu phải lưu trữ theo quy định của các luật chuyên ngành khác (ví dụ: Luật Kế toán, Luật Thuế). Theo khoản 1 Điều 3 của Luật Lưu trữ, việc lưu trữ tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt phải tuân thủ quy định của Luật này
[2]. Ngay cả khi tài liệu của bạn chưa được công nhận là "có giá trị đặc biệt", việc áp dụng các nguyên tắc của luật sẽ giúp bạn quản lý tài liệu một cách khoa học và an toàn hơn. Ngoài ra, cần lưu ý rằng Luật này cũng có thể áp dụng nếu tài liệu của bạn thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam (ví dụ, nếu cửa hàng bạn là một phần của dự án được nhà nước tài trợ hoặc có liên quan đến các cơ quan nhà nước).Các nguyên tắc quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ
Để đảm bảo việc lưu trữ đúng quy định và hiệu quả, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc chung của hoạt động lưu trữ được quy định tại Điều 4 của Luật Lưu trữ
[3]. Đặc biệt, việc quản lý tài liệu lưu trữ theo phông lưu trữ, kết hợp với việc đảm bảo tính khoa học, hệ thống, khách quan, toàn diện và tính liên tục lịch sử là rất quan trọng. Điều này có nghĩa là bạn cần có một hệ thống rõ ràng để phân loại, sắp xếp, bảo quản và tra cứu các tài liệu của mình, dù là bản giấy hay bản điện tử. Việc này không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn giúp bảo vệ thông tin quan trọng, dễ dàng tra cứu khi cần và phát huy giá trị của chúng trong hoạt động kinh doanh.