Phông lưu trữ và quy định về khai thác tài liệu
“Chào luật sư, tôi là một nhà nghiên cứu lịch sử ở Hà Nội. Hiện tại tôi đang thực hiện một dự án về lịch sử phát triển của một cơ quan nhà nước cũ. Tôi có nghe nói về phông lưu trữ nhưng không rõ làm sao để tiếp cận các tài liệu trong đó, đặc biệt là những tài liệu có thể liên quan đến bí mật nhà nước hoặc của Đảng. Liệu có quy định nào về việc khai thác những tài liệu này không ạ?”
Trả lời
Khái niệm Phông lưu trữ
Phông lưu trữ được hiểu là toàn bộ các tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ hoặc cộng đồng. Các tài liệu này có mối quan hệ hệ thống và lịch sử chặt chẽ với nhau, phản ánh quá trình hình thành và phát triển của chủ thể đó. Đây là nguồn thông tin quý giá cho việc nghiên cứu, tìm hiểu lịch sử và các vấn đề liên quan.
Quy định về khai thác tài liệu Phông lưu trữ
Đối với việc tiếp cận và khai thác các tài liệu trong phông lưu trữ, đặc biệt là những tài liệu liên quan đến bí mật nhà nước hoặc của Đảng, có những quy định cụ thể về thẩm quyền và thủ tục. Cụ thể, việc cho phép khai thác, sử dụng, công bố và mang tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước ra nước ngoài phải tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước
[1].Tương tự, đối với các tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng, công bố và mang ra nước ngoài sẽ do cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định
[1]. Điều này cho thấy việc tiếp cận các tài liệu này đòi hỏi phải có sự cho phép từ các cấp có thẩm quyền, nhằm đảm bảo tính bảo mật và quản lý chặt chẽ.Cơ quan có thẩm quyền và quy trình
Để có thể khai thác các tài liệu thuộc phông lưu trữ của một cơ quan nhà nước cũ, Anh N.V.H cần liên hệ với cơ quan lưu trữ quốc gia hoặc cơ quan lưu trữ của bộ, ngành có liên quan đến cơ quan cũ đó. Các cơ quan này hoạt động trong khuôn khổ pháp luật chung của nhà nước và Đảng
[2], [3], [4], và sẽ hướng dẫn cụ thể về thủ tục, điều kiện để tiếp cận tài liệu. Thông thường, Anh sẽ cần trình bày mục đích nghiên cứu, phạm vi tài liệu cần khai thác và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.