Phân loại và sử dụng dữ liệu dùng riêng trong cơ quan nhà nước
“Chào Tuvannhanh.com, tôi là anh Hùng, cán bộ văn phòng UBND phường An Bình, quận Ninh Kiều, Cần Thơ. Hiện tại, chúng tôi đang thu thập nhiều dữ liệu từ các hộ dân để lập báo cáo nội bộ về tình hình an sinh xã hội trên địa bàn. Tôi băn khoăn không biết loại dữ liệu này có phải là 'dữ liệu dùng riêng' theo Luật Dữ liệu mới không và liệu chúng tôi có cần phải tuân thủ quy định gì đặc biệt khi xử lý nó không? Nếu là dữ liệu dùng riêng thì có được chia sẻ ra ngoài không?”
Trả lời
Chào anh Hùng, trường hợp của anh liên quan đến việc phân loại và xử lý dữ liệu trong hoạt động của cơ quan nhà nước, đặc biệt là khái niệm dữ liệu dùng riêng theo Luật Dữ liệu 2024.
Dữ liệu dùng riêng là gì và trường hợp của anh N.M.H
Theo Luật Dữ liệu 2024 (60/2024/QH15), dữ liệu dùng riêng được định nghĩa là dữ liệu được tiếp cận, chia sẻ, khai thác, sử dụng trong phạm vi nội bộ của cơ quan Đảng, Nhà nước, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội. Với vai trò là cán bộ văn phòng UBND phường, việc anh thu thập dữ liệu từ các hộ dân để lập báo cáo nội bộ về tình hình an sinh xã hội trên địa bàn hoàn toàn nằm trong phạm vi hoạt động của một cơ quan Nhà nước. Do đó, loại dữ liệu này chính xác là dữ liệu dùng riêng theo quy định của pháp luật.
Luật Dữ liệu 2024 quy định về dữ liệu số; xây dựng, phát triển, bảo vệ, quản trị, xử lý, sử dụng dữ liệu số và áp dụng cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam
[1], [2].Trách nhiệm phân loại và quản lý dữ liệu
Cơ quan nhà nước, trong đó có UBND phường của anh, có trách nhiệm phải phân loại dữ liệu dựa trên yêu cầu quản trị, xử lý, bảo vệ dữ liệu
[3]. Một trong các tiêu chí phân loại là theo tính chất chia sẻ dữ liệu, bao gồm: dữ liệu dùng chung, dữ liệu dùng riêng, dữ liệu mở [3]. Việc xác định dữ liệu anh đang xử lý là dữ liệu dùng riêng là bước đầu tiên và quan trọng để áp dụng các quy định quản lý phù hợp.Chia sẻ và sử dụng dữ liệu dùng riêng
Với bản chất là dữ liệu dùng riêng, việc tiếp cận, chia sẻ, khai thác và sử dụng dữ liệu này phải tuân thủ nghiêm ngặt trong phạm vi nội bộ của cơ quan nhà nước. Điều này có nghĩa là dữ liệu đó chủ yếu phục vụ cho các mục đích nội bộ của UBND phường hoặc các cơ quan nhà nước cấp trên có thẩm quyền liên quan trực tiếp đến nhiệm vụ đó. Việc chia sẻ dữ liệu này ra bên ngoài phạm vi nội bộ (ví dụ: cho cá nhân, tổ chức không có chức năng, nhiệm vụ liên quan hoặc không được ủy quyền) cần phải được xem xét kỹ lưỡng, tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân (nếu có), bí mật nhà nước, và các quy định pháp luật khác liên quan. Thông thường, dữ liệu dùng riêng không được tự ý chia sẻ công khai hoặc cho bên thứ ba không có thẩm quyền, trừ khi có quy định pháp luật khác cho phép hoặc có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu (nếu là dữ liệu cá nhân) và tuân thủ các quy trình nội bộ.