Phân biệt và giá trị pháp lý của bản sao y
“Chào chuyên gia, tôi đang làm hồ sơ xin giấy phép kinh doanh cho quán cà phê nhỏ ở quận Đống Đa, Hà Nội. Bên cơ quan cấp phép yêu cầu nộp 'bản sao y' các giấy tờ như CCCD, sổ hộ khẩu, bằng cấp. Tôi chỉ có bản photo công chứng thôi, không biết 'bản sao y' có phải là bản công chứng không hay là một loại giấy tờ khác? Làm sao để có được 'bản sao y' hợp lệ để nộp hồ sơ ạ? Tôi năm nay 38 tuổi.”
Trả lời
"Bản sao y" và sự khác biệt với các loại bản sao khác
Theo định nghĩa được quy định, "bản sao y" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. Điều này nhấn mạnh tính chính xác và tuân thủ thể thức của bản sao [3].Trong thực tế, khi cơ quan nhà nước yêu cầu "bản sao y", họ thường mong muốn một bản sao được thực hiện và chứng thực bởi chính cơ quan đã ban hành hoặc đang quản lý bản gốc đó. Điều này khác với bản sao công chứng (hay còn gọi là bản sao chứng thực từ bản chính), là bản do cơ quan có thẩm quyền (như Phòng Công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã/huyện) chứng nhận tính đúng đắn của bản sao so với bản chính.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư, bao gồm cả việc quản lý văn bản
[1], áp dụng cho các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước [2]. Do đó, các quy định về "bản sao y" thường liên quan đến hoạt động nội bộ của các cơ quan này.Giá trị pháp lý của "bản sao y"
Một bản sao y được lập đúng thể thức và kỹ thuật quy định sẽ có giá trị pháp lý tương đương bản gốc. Điều này đảm bảo rằng các thông tin trong bản sao là chính xác và đáng tin cậy.Trong bối cảnh chuyển đổi số, văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật cũng có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy
[4]. Điều này mở ra khả năng cho các "bản sao y" điện tử trong tương lai.Hướng dẫn để có "bản sao y" hợp lệ
Để đảm bảo hồ sơ của chị được chấp nhận, chị nên liên hệ trực tiếp với cơ quan cấp phép kinh doanh quán cà phê để hỏi rõ: họ yêu cầu "bản sao y" theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP (do cơ quan cấp gốc tài liệu thực hiện) hay chỉ cần bản sao chứng thực từ bản chính (do Phòng Công chứng hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã/huyện thực hiện).Nếu cơ quan yêu cầu "bản sao y" theo đúng nghĩa của công tác văn thư, chị sẽ cần liên hệ với cơ quan đã cấp các giấy tờ gốc (ví dụ: cơ quan công an cấp CCCD, sở giáo dục cấp bằng cấp) để yêu cầu họ sao y và chứng thực. Tuy nhiên, trong đa số các thủ tục hành chính hiện nay, bản sao chứng thực từ bản chính do cơ quan công chứng hoặc UBND cấp xã/huyện thực hiện là đủ điều kiện.