Khái niệm và giá trị pháp lý của Văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
“Tôi là chủ một cửa hàng kinh doanh nhỏ ở Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Gần đây, tôi nhận được một số giấy tờ từ các cơ quan nhà nước và cũng phải gửi đi nhiều công văn. Tôi không rõ những giấy tờ nào được coi là 'văn bản' theo quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ và giá trị pháp lý của chúng. Ví dụ, một email có chữ ký số có được coi là văn bản không?”
Trả lời
Văn bản là gì theo quy định pháp luật?
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, "Văn bản" được hiểu là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. Điều này có nghĩa là không phải bất kỳ giấy tờ hay thông tin nào cũng được coi là văn bản pháp lý. Để được công nhận là văn bản, nó phải đáp ứng các tiêu chí về hình thức và kỹ thuật trình bày theo quy định cụ thể.
Phạm vi áp dụng và đối tượng chịu sự điều chỉnh
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư, bao gồm cả việc soạn thảo, ký ban hành văn bản và quản lý văn bản
[1]. Nghị định này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước [2]. Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cũng có thể căn cứ vào Nghị định này để áp dụng cho phù hợp. Do đó, khi chị nhận hoặc gửi các giấy tờ liên quan đến các cơ quan, tổ chức này, những giấy tờ đó cần tuân thủ các quy định về văn bản.Yêu cầu đối với một văn bản hợp lệ
Để một giấy tờ được coi là văn bản hợp lệ, đặc biệt là văn bản hành chính, nó phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật
[3]. Điều này rất quan trọng để đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày thường bao gồm các yếu tố như quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành, chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền, và con dấu (nếu có).Giá trị pháp lý của văn bản điện tử và email có chữ ký số
Đối với câu hỏi về email có chữ ký số, Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã có quy định rõ ràng về giá trị pháp lý của văn bản điện tử. Cụ thể, văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật thì có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy
[4]. Điều này có nghĩa là, nếu một email (hoặc bất kỳ thông tin điện tử nào khác) được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định của văn bản điện tử và được ký số hợp lệ bởi người có thẩm quyền và cơ quan/tổ chức, thì nó hoàn toàn có giá trị pháp lý tương đương một văn bản giấy. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật về chữ ký số.