Hồ sơ kiểm toán của cuộc kiểm toán và trách nhiệm lưu trữ

Trả lời

Khái niệm và trách nhiệm về Hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán của cuộc kiểm toán được hiểu là các tài liệu do cơ quan kiểm toán (trong trường hợp của bạn là doanh nghiệp kiểm toán độc lập) thu thập, phân loại, sử dụng, lập, lưu trữ và quản lý theo quy định. Mặc dù định nghĩa gốc bạn tham khảo có thể liên quan đến Kiểm toán nhà nước, nhưng nguyên tắc về việc lập và lưu trữ hồ sơ kiểm toán là nền tảng cho mọi hoạt động kiểm toán, bao gồm cả kiểm toán độc lập. Các hoạt động này có thể bao gồm việc kiểm toán các dự án sử dụng vốn nhà nước quy định tại Luật Đấu thầu ^[1] hoặc các hoạt động của tổ chức tín dụng ^[2], đều đòi hỏi phải có hồ sơ kiểm toán đầy đủ.

Trong một cuộc kiểm toán độc lập, trách nhiệm chính trong việc lập và lưu trữ hồ sơ kiểm toán thuộc về doanh nghiệp kiểm toán thực hiện cuộc kiểm toán đó. Các hồ sơ này là bằng chứng cho các kết luận và ý kiến kiểm toán được đưa ra trong báo cáo kiểm toán, đồng thời là cơ sở để các cơ quan chức năng kiểm tra, giám sát chất lượng hoạt động kiểm toán.

Quy định về lưu trữ và xử phạt vi phạm

Việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán đầy đủ và đúng quy định là vô cùng quan trọng. Nếu doanh nghiệp kiểm toán không thực hiện đúng trách nhiệm này, họ có thể phải đối mặt với các hình thức xử phạt vi phạm hành chính. Cụ thể, theo Nghị định số 228/2025/NĐ-CP ^[3]:

* Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với doanh nghiệp kiểm toán liên danh với doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài nếu: Lưu trữ không đầy đủ hồ sơ của cuộc kiểm toán; Cung cấp không đầy đủ, không đúng thời hạn quy định cho cơ quan chức năng hồ sơ kiểm toán khi được yêu cầu; hoặc Giải trình không đầy đủ, không đúng thời hạn về báo cáo kiểm toán, hồ sơ kiểm toán. * Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với doanh nghiệp kiểm toán liên danh với doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài nếu: Không lưu trữ hồ sơ của cuộc kiểm toán; Không cung cấp cho cơ quan chức năng hồ sơ kiểm toán khi được yêu cầu; hoặc Không giải trình về báo cáo kiểm toán, hồ sơ kiểm toán.

Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ một cách cẩn thận và đầy đủ, không chỉ vì mục đích nghiệp vụ mà còn để tuân thủ pháp luật và tránh các chế tài xử phạt.

Lời khuyên cho doanh nghiệp của chị N.T.H

Với vai trò là kế toán trưởng, chị N.T.H cần đảm bảo rằng doanh nghiệp kiểm toán đã thực hiện đúng trách nhiệm của mình trong việc lập và lưu trữ hồ sơ kiểm toán theo quy định. Chị hoàn toàn có quyền yêu cầu doanh nghiệp kiểm toán cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán của công ty mình, đặc biệt là các tài liệu do công ty chị cung cấp hoặc các tài liệu quan trọng khác có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và kết luận kiểm toán. Việc này không chỉ giúp công ty chị có đầy đủ thông tin để tham chiếu mà còn là một biện pháp để giám sát sự tuân thủ của bên kiểm toán.

Ngoài ra, chị nên chủ động trao đổi với doanh nghiệp kiểm toán để nắm rõ quy trình lưu trữ hồ sơ của họ và yêu cầu họ xác nhận bằng văn bản về việc đã hoàn tất việc lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định pháp luật.