Hiệu lực hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và bảo đảm dự thầu
“Chào chuyên gia, tôi là Anh N.V.T, chủ một công ty xây dựng nhỏ ở TP. Hồ Chí Minh. Tôi đang chuẩn bị nộp hồ sơ dự thầu cho một dự án của nhà nước. Trong hồ sơ mời thầu có ghi 'thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu là 90 ngày'. Tôi không hiểu rõ thời gian này được tính như thế nào và nó có liên quan gì đến bảo đảm dự thầu không? Nếu lỡ hết thời gian này mà chưa có kết quả thì phải làm sao?”
Trả lời
1. Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là gì?
Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là khoảng thời gian mà nhà thầu, nhà đầu tư cam kết duy trì giá dự thầu, các điều kiện và đề xuất đã đưa ra trong hồ sơ của mình. Khoảng thời gian này được quy định cụ thể trong hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu. Việc xác định rõ thời gian hiệu lực giúp bên mời thầu có đủ thời gian để xem xét, đánh giá hồ sơ và đưa ra quyết định lựa chọn nhà thầu mà không sợ các điều kiện trong hồ sơ bị thay đổi.
2. Cách tính thời gian hiệu lực
Theo quy định, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất được tính bằng số ngày kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày cuối cùng có hiệu lực theo quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Một điểm đáng lưu ý là từ thời điểm đóng thầu đến hết 24 giờ của ngày đóng thầu sẽ được tính là 01 ngày. Do đó, nếu hồ sơ mời thầu quy định hiệu lực 90 ngày, thì hồ sơ của anh sẽ có giá trị trong 90 ngày kể từ thời điểm đóng thầu.
3. Mối liên hệ với bảo đảm dự thầu và xử lý khi hết hiệu lực
Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất có mối liên hệ mật thiết với thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu. Cụ thể, theo Điều 11 Khoản 4 của Luật số 05/VBHN-VPQH, thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu phải được quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu bằng thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất cộng thêm 30 ngày
[1]. Điều này nhằm đảm bảo rằng bảo đảm dự thầu vẫn còn hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định sau khi hồ sơ dự thầu hết hiệu lực, tạo điều kiện cho bên mời thầu xử lý các tình huống phát sinh.Trong trường hợp thời gian xem xét hồ sơ kéo dài và có nguy cơ thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất sắp hết mà chưa có kết quả, bên mời thầu có quyền yêu cầu nhà thầu, nhà đầu tư gia hạn thời gian có hiệu lực này. Khi đó, nhà thầu, nhà đầu tư cũng phải gia hạn tương ứng thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu theo quy định tại Khoản 5 Điều 11 của Luật số 05/VBHN-VPQH
[1]. Việc gia hạn này là cần thiết để tiếp tục quá trình đánh giá và lựa chọn nhà thầu, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.