Giá trị pháp lý của Văn bản điện tử trong công tác văn thư
“Tôi là giám đốc một công ty tư vấn nhỏ ở Quận 1, TP.HCM. Công ty tôi thường xuyên phải trao đổi tài liệu, hợp đồng với đối tác và nộp báo cáo cho cơ quan nhà nước. Gần đây, tôi nghe nói về việc sử dụng **văn bản điện tử** để tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn. Tuy nhiên, tôi băn khoăn không biết liệu các văn bản này có được pháp luật công nhận giá trị pháp lý tương đương bản giấy hay không, và công ty của tôi có thuộc đối tượng được áp dụng không?”
Trả lời
Định nghĩa và Phạm vi áp dụng của Văn bản điện tử
Theo quy định hiện hành, văn bản điện tử được hiểu là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. Việc sử dụng văn bản điện tử nằm trong khuôn khổ công tác văn thư được điều chỉnh bởi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư
[1].Nghị định này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Ngoài ra, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cũng có thể căn cứ vào quy định này và các quy định pháp luật liên quan để áp dụng cho phù hợp
[2]. Doanh nghiệp của ông, dù là công ty tư vấn tư nhân, vẫn có thể áp dụng các nguyên tắc về văn bản điện tử nếu giao dịch với các đối tượng nêu trên hoặc khi các văn bản chuyên ngành cho phép, đồng thời đảm bảo các yêu cầu về giá trị pháp lý.Giá trị pháp lý của Văn bản điện tử
Các văn bản điện tử có thể có giá trị pháp lý tương đương bản gốc văn bản giấy, nhưng phải đáp ứng những điều kiện cụ thể. Cụ thể, theo Khoản 1 Điều 5 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP
[3], văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.Điều này có nghĩa là, nếu hợp đồng, báo cáo hay bất kỳ tài liệu nào của công ty ông được lập dưới dạng điện tử và được ký số hợp lệ bởi người có thẩm quyền của công ty (ví dụ: ông là giám đốc) và của chính công ty (nếu là văn bản của tổ chức), thì nó sẽ có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy có chữ ký tươi và con dấu truyền thống.
Yêu cầu đối với chữ ký số trên Văn bản điện tử
Để đảm bảo giá trị pháp lý, chữ ký số trên văn bản điện tử phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật liên quan đến chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số
[3]. Điều này bao gồm việc sử dụng chữ ký số đã được cấp phép bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và đảm bảo tính toàn vẹn, không thể chối bỏ của văn bản. Do đó, khi áp dụng văn bản điện tử, ông cần đảm bảo rằng công ty mình sử dụng chữ ký số đúng theo quy định để mọi giao dịch điện tử đều được pháp luật công nhận.