Giá trị pháp lý của hồ sơ số hóa trong thủ tục hành chính
“Tôi là chủ một cửa hàng kinh doanh nhỏ tại Quận Ba Đình, Hà Nội. Gần đây, tôi nộp hồ sơ xin giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, trong đó có một số giấy tờ tôi đã quét (scan) từ bản gốc và nộp bản điện tử. Tuy nhiên, cán bộ tiếp nhận lại yêu cầu tôi phải nộp lại bản sao công chứng hoặc bản gốc của các giấy tờ đó, nói rằng bản quét không đủ giá trị pháp lý. Tôi thắc mắc liệu hồ sơ điện tử đã 'số hóa' có được công nhận không, vì tôi nghe nói nhà nước đang đẩy mạnh số hóa thủ tục hành chính?”
Trả lời
Hồ sơ số hóa và giá trị pháp lý trong thủ tục hành chính
Anh N.V.H thân mến, thắc mắc của anh là hoàn toàn chính đáng trong bối cảnh nhà nước đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hành chính. "Số hóa" được hiểu là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số. Trong lĩnh vực thủ tục hành chính, việc này nhằm tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý của cơ quan nhà nước.
Theo quy định hiện hành, cụ thể tại Nghị định số 118/2025/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, các hồ sơ, giấy tờ được số hóa có thể có giá trị pháp lý nhất định. Điều 22 Khoản 1 của Nghị định này quy định rõ: "Khi có kết quả giải quyết thủ tục hành chính thành công, Các hồ sơ, giấy tờ được số hóa, có giá trị pháp lý trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính thì được sử dụng trong thực hiện các thủ tục hành chính khác của tổ chức, cá nhân."
[1]. Điều này khẳng định rằng, các tài liệu đã được số hóa đúng quy trình sẽ được công nhận và sử dụng trong các giao dịch hành chính tiếp theo.Quyền được sử dụng hồ sơ số hóa
Quy định trên cho thấy, nếu hồ sơ, giấy tờ của anh đã được số hóa và có giá trị pháp lý trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trước đó, thì chúng hoàn toàn có thể được sử dụng lại cho các thủ tục khác. Mục tiêu là giảm bớt gánh nặng giấy tờ, thời gian và chi phí cho cá nhân, tổ chức. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc xây dựng Chính phủ điện tử và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp.
Các bước cần làm khi gặp vướng mắc
Trong trường hợp cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu bản sao công chứng hoặc bản gốc mà anh tin rằng tài liệu số hóa của mình đã có giá trị pháp lý, anh có thể thực hiện một số bước sau: