Giá trị pháp lý của dữ liệu gốc được số hóa
“Chào chuyên gia, công ty logistics nhỏ của tôi ở quận Hai Bà Trưng, Hà Nội đang trong quá trình số hóa toàn bộ hồ sơ, hợp đồng, hóa đơn giấy tờ cũ. Tôi muốn hỏi là những tài liệu đã được số hóa này có được công nhận là 'dữ liệu gốc' theo quy định pháp luật không? Và liệu chúng có giá trị pháp lý tương đương bản gốc để sử dụng khi cần đối chiếu, kiểm toán hay giải quyết tranh chấp sau này không?”
Trả lời
Việc chuyển đổi các tài liệu giấy sang định dạng số là một xu hướng tất yếu và được pháp luật Việt Nam công nhận, đặc biệt là với các quy định mới về dữ liệu số. Các tài liệu đã được số hóa từ bản chính giấy tờ, tài liệu của công ty chị hoàn toàn có thể được coi là dữ liệu gốc theo quy định pháp luật.
Dữ liệu gốc và phạm vi áp dụng
Dữ liệu gốc được định nghĩa là dữ liệu được tạo lập trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc thu thập, tạo lập từ số hóa bản chính giấy tờ, tài liệu, các dạng vật chất khác. Như vậy, các hồ sơ, hợp đồng, hóa đơn giấy tờ cũ của công ty chị sau khi được số hóa sẽ trở thành dữ liệu gốc. Luật Dữ liệu quy định về việc xây dựng, phát triển, bảo vệ, quản trị, xử lý, sử dụng dữ liệu số, và các hoạt động này áp dụng cho cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam như doanh nghiệp của chị
[1], [2].Giá trị pháp lý thông qua xác nhận và xác thực
Để các tài liệu số hóa này có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc giấy tờ, việc xác nhận và xác thực dữ liệu là vô cùng quan trọng. Theo quy định, dữ liệu đã được xác thực có giá trị tương đương với dữ liệu gốc được lưu trữ tại cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, cơ sở dữ liệu khác trong phạm vi và thời gian nhất định
[4].Việc xác thực dữ liệu có thể được thực hiện bởi chủ sở hữu dữ liệu (là công ty của chị), chủ quản dữ liệu tạo lập dữ liệu gốc, tổ chức cung cấp dịch vụ xác thực điện tử, hoặc Trung tâm dữ liệu quốc gia. Điều này đảm bảo rằng các bản sao số của chị có độ tin cậy và tính toàn vẹn cao, đủ điều kiện để sử dụng trong các hoạt động kiểm toán, đối chiếu hoặc giải quyết tranh chấp pháp lý.
Nguyên tắc bảo đảm tính toàn vẹn và an toàn
Khi thực hiện số hóa và quản lý dữ liệu gốc, công ty chị cần tuân thủ các nguyên tắc về thu thập, cập nhật, điều chỉnh dữ liệu chính xác, có tính kế thừa; bảo đảm tính toàn vẹn, tin cậy, an ninh, an toàn
[3]. Việc này không chỉ giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các rủi ro mất mát, hư hỏng mà còn củng cố giá trị pháp lý của chúng khi cần thiết.