Giá trị pháp lý của bản sao điện tử trong thủ tục hành chính trực tuyến
“Chào chuyên gia, tôi là chủ một doanh nghiệp nhỏ ở Hà Nội. Sắp tới tôi cần nộp hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh trực tuyến. Tôi có nhiều giấy tờ gốc dạng bản cứng, tôi định scan lại rồi nộp qua mạng. Tôi thắc mắc không biết các bản scan này có được coi là 'bản sao điện tử' hợp lệ không và liệu chúng có giá trị pháp lý như bản gốc giấy tờ không? Tôi sợ nộp xong lại bị yêu cầu bổ sung, mất thời gian.”
Trả lời
1. Bản sao điện tử và giá trị pháp lý
Theo quy định hiện hành, bản sao điện tử được hiểu là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy. Điều này có nghĩa là, việc bạn scan các giấy tờ gốc dạng bản cứng của mình để tạo thành các file điện tử hoàn toàn có thể được xem là tạo ra bản sao điện tử, miễn là nội dung của chúng đầy đủ và chính xác so với bản gốc.
Đặc biệt, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử đã quy định rõ rằng việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức khác theo quy định của pháp luật
[3]. Điều này khẳng định rằng các bản sao điện tử hợp lệ mà bạn nộp qua cổng dịch vụ công sẽ có giá trị pháp lý tương đương với việc nộp bản gốc giấy tờ tại cơ quan hành chính.2. Phạm vi áp dụng của quy định
Quy định về thủ tục hành chính trên môi trường điện tử được áp dụng cho các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính từ cấp Bộ, cơ quan ngang Bộ đến Ủy ban nhân dân các cấp
[2]. Phạm vi điều chỉnh của Nghị định này là việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử [1]. Do đó, trường hợp bạn nộp hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh trực tuyến tại Hà Nội sẽ thuộc đối tượng và phạm vi điều chỉnh của Nghị định này, đảm bảo tính hợp pháp cho các bản sao điện tử bạn cung cấp.3. Lưu ý để đảm bảo tính hợp lệ của bản sao điện tử
Để đảm bảo bản scan của bạn được chấp nhận là bản sao điện tử hợp lệ, bạn cần lưu ý:
* Độ rõ nét và đầy đủ: Bản scan phải rõ ràng, dễ đọc và thể hiện đầy đủ toàn bộ nội dung của bản gốc, bao gồm chữ ký, con dấu (nếu có) và các thông tin khác trên giấy tờ. * Chính xác: Nội dung của bản scan phải hoàn toàn trùng khớp với bản gốc, không được có bất kỳ sự thay đổi hay thiếu sót nào.
Trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, bạn có quyền được hỗ trợ, được tra cứu, theo dõi hồ sơ điện tử và kết quả giải quyết, cũng như được bảo quản, lưu trữ an toàn đối với hồ sơ, tài liệu dưới dạng điện tử
[4]. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, bạn có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hỗ trợ hoặc giải đáp.