Định nghĩa và giá trị pháp lý của Văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Trả lời

Chào chị Hạnh, với vai trò là nhân viên văn thư, việc nắm rõ định nghĩa và giá trị pháp lý của văn bản là rất quan trọng để đảm bảo công tác lưu trữ và quản lý tài liệu của công ty. Chúng tôi sẽ giải đáp thắc mắc của chị dựa trên các quy định hiện hành.

"Văn bản" theo quy định pháp luật

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư, "Văn bản" được định nghĩa là "thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định". Điều này có nghĩa là một thông tin muốn được coi là văn bản chính thức phải đáp ứng các tiêu chí sau:

* Thành văn: Được thể hiện dưới dạng chữ viết hoặc ký hiệu. * Hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức: Phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty chị, không phải là giao tiếp cá nhân. * Trình bày đúng thể thức, kỹ thuật: Đây là yếu tố quan trọng nhất. Văn bản phải tuân thủ các quy định về hình thức, bố cục, con dấu, chữ ký theo pháp luật và quy định nội bộ của công ty.

Với định nghĩa này, các email chỉ đạo hoặc tin nhắn Zalo của sếp chị, dù có nội dung quan trọng, thường sẽ không được coi là văn bản chính thức theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP vì chúng không đáp ứng yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày chuẩn mực của một văn bản hành chính. Công tác văn thư, bao gồm cả việc soạn thảo và ban hành văn bản, phải được thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật ^[2].

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Đối với thắc mắc về văn bản điện tử, Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã có quy định rất rõ ràng. Cụ thể, Điều 5 quy định rằng: "Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy" ^[3].

Như vậy, nếu công ty chị ban hành văn bản dưới dạng điện tử và văn bản đó được ký số hợp lệ bởi người có thẩm quyền (ví dụ: sếp chị) và ký số của công ty, thì văn bản điện tử đó hoàn toàn có giá trị pháp lý tương đương với một văn bản giấy có chữ ký và con dấu truyền thống. Chữ ký số trên văn bản điện tử cũng phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật ^[3].

Phạm vi áp dụng của Nghị định

Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước ^[1]. Tuy nhiên, các tổ chức khác như công ty của chị có thể căn cứ vào các quy định của Nghị định này để áp dụng cho phù hợp với đặc thù hoạt động và quy chế nội bộ, nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và pháp lý trong công tác văn thư của mình. Việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu là một phần quan trọng của công tác văn thư ^[1].