Cơ quan lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ tư
“Chào luật sư, gia đình tôi ở TP.HCM có giữ nhiều giấy tờ, hình ảnh từ thời ông bà để lại, một số tài liệu có từ trước năm 1975. Tôi nghe nói có 'lưu trữ lịch sử' gì đó chuyên giữ những tài liệu quan trọng này. Luật sư cho tôi hỏi, 'lưu trữ lịch sử' là gì và những tài liệu như của gia đình tôi có thể gửi gắm ở đó được không ạ? Tôi cũng muốn biết quyền lợi của mình khi tiếp cận lại các tài liệu đó nếu gửi đi.”
Trả lời
"Lưu trữ lịch sử" là gì?
Chào Chị N.T.T, thuật ngữ "Lưu trữ lịch sử" mà chị nhắc đến thường được hiểu là cơ quan thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được tiếp nhận từ các cơ quan, tổ chức và các loại tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật. Đây là một phần quan trọng trong Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, có nhiệm vụ bảo quản và phát huy giá trị của những tài liệu có ý nghĩa lịch sử, văn hóa lâu dài cho quốc gia. Luật Lưu trữ quy định về quản lý tài liệu lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ, và đặc biệt là tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt nhằm phát huy giá trị của chúng
[1].Tài liệu gia đình có giá trị đặc biệt có thể gửi gắm không?
Đối với các giấy tờ, hình ảnh từ thời ông bà để lại của gia đình chị, đặc biệt là những tài liệu có từ trước năm 1975, chúng hoàn toàn có thể được xem là tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt. Theo Luật Lưu trữ, việc lưu trữ các tài liệu này phải tuân thủ quy định của Luật
[2]. Nhà nước có chính sách khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng bảo vệ, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư [4].Do đó, gia đình chị hoàn toàn có thể liên hệ với các cơ quan lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc trung ương (tùy thuộc vào giá trị và phạm vi của tài liệu) để được tư vấn về việc gửi gắm, bảo quản những tài liệu quý giá này. Việc này không chỉ giúp tài liệu được bảo quản trong điều kiện tốt nhất mà còn góp phần vào việc gìn giữ di sản cho thế hệ sau.
Quyền lợi khi tiếp cận tài liệu đã gửi
Khi tài liệu của gia đình được gửi gắm tại cơ quan lưu trữ lịch sử, chị và những người có liên quan vẫn có quyền tiếp cận thông tin đối với các tài liệu này theo quy định của Hiến pháp và pháp luật
[3]. Nguyên tắc lưu trữ cũng bảo đảm mục tiêu phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ vì lợi ích quốc gia, dân tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân [3].Cơ quan lưu trữ sẽ có quy định cụ thể về việc khai thác, sử dụng tài liệu, đảm bảo rằng quyền lợi của chủ sở hữu tài liệu (nếu có thỏa thuận) và quyền tiếp cận thông tin của công chúng được cân bằng, đồng thời bảo vệ sự toàn vẹn của tài liệu. Chị nên trao đổi rõ ràng với cơ quan lưu trữ về các điều khoản liên quan đến quyền truy cập và sử dụng khi thực hiện việc gửi tài liệu.