Chứng thực giấy tờ, văn bản và giá trị pháp lý
“Chào luật sư, tôi là một tiểu thương ở quận Bình Thạnh, TP.HCM. Sắp tới tôi cần làm thủ tục vay vốn ngân hàng để mở rộng kinh doanh. Ngân hàng yêu cầu tôi nộp nhiều giấy tờ bản sao và phải có chứng thực. Tôi không rõ lắm là những loại giấy tờ nào thì được chứng thực, và khi đã chứng thực rồi thì nó có giá trị pháp lý như bản chính không? Hay tôi vẫn phải mang bản chính đi đối chiếu? Mong luật sư giải đáp giúp tôi.”
Trả lời
Khái niệm "văn bản chứng thực" được hiểu là các loại giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực theo quy định của pháp luật. Đây là một quy trình quan trọng nhằm xác nhận tính xác thực của bản sao so với bản chính, hoặc xác nhận chữ ký, hợp đồng, giao dịch.
Các loại giấy tờ, văn bản có thể được chứng thực
Theo Nghị định số 07/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực bao gồm nhiều hình thức khác nhau. Cụ thể, các cơ quan có thẩm quyền như Phòng Tư pháp có thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện các hoạt động chứng thực sau
[3]:* Chứng thực bản sao từ bản chính: Đây là hình thức phổ biến nhất, áp dụng cho các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp hoặc chứng nhận
[3]. Ví dụ như chứng minh nhân dân/căn cước công dân, sổ hộ khẩu, bằng cấp, giấy phép kinh doanh, v.v. * Chứng thực chữ ký: Xác nhận chữ ký trên các giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực [3]. * Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài [3]. * Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Bao gồm các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; hoặc văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản [3].Phạm vi điều chỉnh của Nghị định này cũng chỉ rõ các hoạt động chứng thực bao gồm cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
[1].Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực
Khi một giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực hợp lệ, nó sẽ có giá trị pháp lý nhất định, giúp chị H.T.L thuận tiện hơn trong các giao dịch như vay vốn ngân hàng:
* Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
[2]. Điều này có nghĩa là chị có thể sử dụng bản sao đã chứng thực để nộp cho ngân hàng mà không cần mang theo bản chính để đối chiếu, trừ khi ngân hàng hoặc pháp luật có yêu cầu đặc biệt. * Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản [2]. * Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh các bên đã giao kết hợp đồng, giao dịch đó [2].Như vậy, các giấy tờ bản sao đã được chứng thực sẽ có giá trị pháp lý để chị thực hiện thủ tục vay vốn, giảm bớt gánh nặng phải xuất trình bản chính nhiều lần.