Các hình thức văn bản trong hoạt động vận tải đa phương thức
“Anh Hùng ở Quận 1, TP.HCM, là chủ một công ty logistics nhỏ. Anh đang chuẩn bị hồ sơ cho lô hàng vận tải đa phương thức quốc tế đầu tiên của mình. Anh không chắc liệu các thông báo qua email hoặc file PDF scan có được coi là 'văn bản' hợp lệ theo quy định pháp luật về vận tải đa phương thức hay không, đặc biệt khi cần giao dịch với cơ quan nhà nước.”
Trả lời
Định nghĩa 'Văn bản' theo quy định pháp luật
Chào Anh Hùng, về thắc mắc của anh liên quan đến định nghĩa 'Văn bản' trong hoạt động vận tải đa phương thức, Nghị định số 87/2009/NĐ-CP về vận tải đa phương thức (03/VBHN-) đã quy định rõ. Theo đó, 'Văn bản' được hiểu là một trong các hình thức sau: điện tín, telex, fax hoặc bất cứ hình thức nào khác được in ấn, ghi lại. Điều này có nghĩa là các thông tin, tài liệu cần thiết phải được thể hiện dưới dạng vật lý (in ấn) hoặc được lưu trữ, ghi nhận một cách có hệ thống, có thể truy xuất được.
Tính hợp lệ của email và file PDF scan
Với định nghĩa trên, các thông báo qua email hoặc file PDF scan bản thân chúng chưa chắc đã được coi là 'văn bản' theo nghĩa đen nếu chỉ tồn tại dưới dạng điện tử. Tuy nhiên, nếu các email này được in ra hoặc các file PDF scan được ghi lại (lưu trữ một cách có hệ thống và có thể xác minh được), chúng hoàn toàn có thể đáp ứng yêu cầu của định nghĩa 'văn bản'. Trong thực tiễn, khi giao dịch với cơ quan nhà nước hoặc các bên liên quan, việc in ấn các tài liệu điện tử (email, PDF) ra giấy và đóng dấu, ký xác nhận (nếu cần) là cách phổ biến để đảm bảo tính pháp lý và sự chấp nhận của các bên. Điều này giúp các tài liệu điện tử trở thành 'văn bản' theo đúng quy định.
Lưu ý khi thực hiện thủ tục và điều kiện kinh doanh
Hoạt động vận tải đa phương thức quốc tế của công ty anh cần tuân thủ các quy định về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng của Nghị định này
[1]. Đặc biệt, khi liên quan đến thủ tục hải quan cho hàng hóa vận tải đa phương thức quốc tế, Bộ Tài chính sẽ phối hợp với Bộ Giao thông vận tải quy định cụ thể về thủ tục này [2]. Do đó, các 'văn bản' cần thiết cho thủ tục hải quan phải đáp ứng yêu cầu của cả hai Bộ.Ngoài ra, để kinh doanh vận tải đa phương thức quốc tế, công ty anh cần đảm bảo các điều kiện như có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với ngành nghề phù hợp, duy trì tài sản tối thiểu tương đương 80.000 SDR hoặc có bảo lãnh tương đương, có bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp hoặc bảo lãnh tương đương, và có Giấy phép kinh doanh vận tải đa phương thức quốc tế
[3]. Việc chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ các 'văn bản' liên quan đến các điều kiện này là vô cùng quan trọng.