Bản sao điện tử hợp pháp trong hồ sơ tần số vô tuyến điện
“Chào Tuvannhanh.com, tôi là anh Hùng, chủ một doanh nghiệp viễn thông ở Hà Nội. Sắp tới tôi cần nộp hồ sơ xin cấp giấy phép sử dụng tần số vô tuyến điện. Tôi thấy trong quy định có nhắc đến 'bản sao điện tử hợp pháp' nhưng không rõ nó là gì và tôi có cần phải chứng thực bản sao giấy tờ rồi scan lên không, hay chỉ cần scan bản gốc là được? Tôi đang định nộp hồ sơ trực tuyến.”
Trả lời
Bản sao điện tử hợp pháp là gì?
Chào anh Hùng, về thắc mắc của anh liên quan đến bản sao điện tử hợp pháp khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép sử dụng tần số vô tuyến điện, chúng tôi xin tư vấn như sau:
Theo định nghĩa anh cung cấp, bản sao điện tử hợp pháp là bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính. Điều này có nghĩa là, để một bản sao điện tử được coi là hợp pháp, nó phải có nguồn gốc rõ ràng và đáng tin cậy. Nếu tài liệu gốc là bản giấy và theo quy định pháp luật cần phải được chứng thực, anh cần phải thực hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính trước, sau đó mới tạo bản sao điện tử từ bản sao đã được chứng thực đó. Hoặc nếu tài liệu gốc đã tồn tại dưới dạng điện tử và được cấp từ một "sổ gốc" điện tử (ví dụ: các văn bản điện tử do cơ quan nhà nước phát hành có giá trị pháp lý), thì bản sao điện tử đó cũng được coi là hợp pháp.
Yêu cầu đối với hồ sơ nộp trực tuyến
Anh có ý định nộp hồ sơ trực tuyến, đây là phương thức được khuyến khích và có những quy định cụ thể. Theo Nghị định số 09/2022/QH sửa đổi Nghị định số 63/2023/NĐ-CP, đối với hồ sơ nộp qua Hệ thống dịch vụ công trực tuyến, các tài liệu trong hồ sơ mà Nghị định này yêu cầu ký, đóng dấu của tổ chức, cá nhân đề nghị cấp giấy phép thì tổ chức không phải ký, đóng dấu; cá nhân, hộ kinh doanh không phải ký các tài liệu đó
[1]. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là yêu cầu về tính hợp pháp của tài liệu gốc bị bỏ qua. Nếu một tài liệu cần phải được chứng thực từ bản chính theo quy định, thì bản sao điện tử anh nộp lên phải là bản sao điện tử của tài liệu đã được chứng thực đó.Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân
Dù nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính hay trực tuyến, tổ chức, cá nhân như doanh nghiệp của anh vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, tính hợp pháp của các tài liệu và nội dung kê khai trong hồ sơ
[2]. Điều này áp dụng cho các đối tượng tham gia quản lý, sử dụng tần số vô tuyến điện tại Việt Nam [3]. Do đó, việc đảm bảo các bản sao điện tử anh nộp là "hợp pháp" theo đúng định nghĩa là rất quan trọng. Anh cần kiểm tra kỹ từng loại giấy tờ trong hồ sơ để xác định xem loại giấy tờ đó có yêu cầu phải được chứng thực từ bản chính hay không, trước khi tạo bản sao điện tử để nộp.