Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ
“Chị Lan ở Quận 1, TP.HCM, là chủ một cửa hàng thời trang nhỏ. Chị đang có một lô hóa đơn GTGT và chứng từ thu chi đã hết giá trị sử dụng do sai sót hoặc đã lưu trữ đủ thời gian. Chị không rõ quy trình tiêu hủy hóa đơn và chứng từ này như thế nào cho đúng quy định để tránh bị phạt.”
Trả lời
Tầm quan trọng của việc tiêu hủy hóa đơn, chứng từ đúng cách
Chào chị Lan, việc chị quan tâm đến quy trình tiêu hủy hóa đơn và chứng từ không còn giá trị sử dụng là rất cần thiết để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro về thuế. Việc tiêu hủy đúng cách giúp doanh nghiệp chị quản lý thông tin hiệu quả, tránh việc các hóa đơn, chứng từ cũ bị lợi dụng hoặc gây nhầm lẫn trong quá trình kiểm tra của cơ quan chức năng. Các quy định về quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ được đề cập trong Nghị định sửa đổi Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (VBHN) (18/VBHN-BTC)
[1].Theo định nghĩa, tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Quy trình và phương pháp tiêu hủy
Để thực hiện việc tiêu hủy hóa đơn, chứng từ một cách hợp lệ, chị cần thực hiện theo các bước sau:
Cơ sở pháp lý và đối tượng áp dụng
Việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, thu phí, lệ phí đều được quy định cụ thể trong Nghị định sửa đổi Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (VBHN) (18/VBHN-BTC)
[1]. Văn bản này cũng quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ. Tương tự như cách các văn bản pháp luật khác xác định rõ phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng của chúng, dù là về lệ phí cấp Căn cước công dân [2] hay phí, lệ phí hàng hải [3], mục đích chung là tạo ra một khuôn khổ pháp lý rõ ràng để các cá nhân, tổ chức thực hiện đúng quy định.Những lưu ý cần thiết cho doanh nghiệp
* Thời hạn lưu trữ: Trước khi tiêu hủy, chị cần chắc chắn rằng các hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ tối thiểu theo quy định của pháp luật về kế toán (thường là 5, 10 hoặc 20 năm tùy loại). * Minh bạch và giám sát: Toàn bộ quá trình tiêu hủy nên được thực hiện một cách minh bạch và có sự giám sát của những người có trách nhiệm để đảm bảo tính khách quan và hợp pháp. * Cập nhật quy định: Pháp luật về thuế và kế toán thường xuyên có sự thay đổi. Chị nên cập nhật các quy định mới nhất từ cơ quan thuế để đảm bảo việc tiêu hủy luôn tuân thủ đúng luật. * Trách nhiệm: Doanh nghiệp chị chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc tiêu hủy hóa đơn, chứng từ. Do đó, việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình là vô cùng quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính.