Quy định về Văn bản điện tử trong đăng ký doanh nghiệp
“Tôi là chủ một cửa hàng bán đồ ăn vặt ở Quận 1, TP.HCM, đang muốn mở rộng kinh doanh và đăng ký thành lập công ty TNHH. Tôi nghe nói giờ có thể nộp hồ sơ online nhưng không rõ 'văn bản điện tử' là gì và làm sao để ký tên cho đúng quy định. Tôi có cần phải in ra ký tay rồi scan lại không, hay chỉ cần ký số là được?”
Trả lời
1. Văn bản điện tử trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là gì?
Theo quy định hiện hành, văn bản điện tử được hiểu là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu. Nó có thể được tạo lập trực tiếp dưới dạng điện tử hoặc được số hóa (quét - scan) từ văn bản giấy. Điều quan trọng là văn bản điện tử phải thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung và thể thức của văn bản giấy gốc. Định dạng bắt buộc của văn bản điện tử là ".pdf". Tên của văn bản điện tử cũng phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ theo quy định để đảm bảo sự rõ ràng và dễ quản lý
[1].Việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là một trong những phương thức được Nghị định số 168/2025/NĐ-CP quy định, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính liên quan đến doanh nghiệp và hộ kinh doanh
[1].2. Các hình thức ký trên văn bản điện tử khi đăng ký doanh nghiệp
Đối với việc ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh, cá nhân có hai lựa chọn chính để đảm bảo tính hợp lệ của văn bản điện tử:
* Sử dụng chữ ký số: Bạn có thể dùng chữ ký số của mình để ký trực tiếp trên văn bản điện tử. Phương pháp này đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của tài liệu điện tử. * Ký tay và quét (scan): Nếu không có chữ ký số, bạn có thể ký trực tiếp trên văn bản giấy, sau đó quét (scan) văn bản giấy đó theo chế độ ảnh màu để tạo thành văn bản điện tử định dạng ".pdf".
Cả hai hình thức này đều được chấp nhận và có giá trị pháp lý tương đương khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
3. Trách nhiệm của người đăng ký và nguyên tắc áp dụng
Khi thực hiện đăng ký doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp hoặc chính doanh nghiệp có nghĩa vụ tự kê khai hồ sơ và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
[2]. Điều này áp dụng cả với việc tạo lập và ký các văn bản điện tử. Việc thực hiện đầy đủ, kịp thời nghĩa vụ về đăng ký doanh nghiệp và công khai thông tin là trách nhiệm của bạn [3].