Kho lưu trữ tài liệu trên vật mang tin khác
“Chào Tuvannhanh.com, công ty tôi ở TP. Hồ Chí Minh đang trong quá trình số hóa và xây dựng hệ thống lưu trữ mới cho các loại tài liệu không phải giấy tờ truyền thống, như băng đĩa, ổ cứng, hoặc các file dữ liệu lớn. Tôi là quản lý IT và đang băn khoăn không biết 'Kho lưu trữ tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác' theo quy định pháp luật Việt Nam cụ thể là gì, và chúng tôi cần chuẩn bị những gì về hạ tầng, máy móc, trang thiết bị để đáp ứng yêu cầu này. Liệu có quy định chi tiết nào về việc này không?”
Trả lời
1. Khái niệm và yêu cầu cơ bản về Kho tài liệu khác
Theo Nghị định số 113/2025/NĐ-CP, Kho lưu trữ tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác (hay còn gọi tắt là Kho tài liệu khác) được định nghĩa là hệ thống tổng hợp hạ tầng xây dựng cơ bản, máy móc, trang thiết bị để lưu trữ các tài liệu không phải dạng giấy truyền thống. Điều này có nghĩa là khi công ty Anh T.V.K muốn thiết lập một kho lưu trữ cho các loại tài liệu số, băng đĩa, hoặc các vật mang tin điện tử khác, Anh cần phải xem xét tổng thể từ cơ sở hạ tầng vật lý (như phòng ốc, hệ thống điện, điều hòa, phòng cháy chữa cháy), đến máy móc chuyên dụng (như máy chủ, thiết bị lưu trữ NAS/SAN, hệ thống sao lưu dự phòng) và trang thiết bị (phần mềm quản lý, hệ thống an ninh mạng, v.v.) để đảm bảo việc lưu trữ an toàn và hiệu quả. Nghị định này quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, bao gồm cả các vấn đề liên quan đến kho lưu trữ chuyên dụng
[1].2. Vai trò trong Hệ thống Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Các tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và cập nhật các Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Nhà nước. Cụ thể, dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ được tạo lập từ tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác tại lưu trữ lịch sử có thể được sử dụng để xây dựng và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam
[2]. Tương tự, các dữ liệu này cũng là nguồn quan trọng để xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của các bộ, ngành, địa phương [3]. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý và chuẩn hóa các tài liệu này để có thể tích hợp vào hệ thống lưu trữ quốc gia.3. Thông tin cần quản lý đối với tài liệu trên vật mang tin khác
Đối với các tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác, việc quản lý thông tin cơ bản là rất quan trọng. Mặc dù Nghị định 113/2025/NĐ-CP không liệt kê riêng 'tài liệu trên vật mang tin khác' thành một loại thông tin cơ bản riêng biệt như tài liệu phim hoặc ảnh, nhưng các thông tin cơ bản của tài liệu lưu trữ nói chung vẫn áp dụng. Các thông tin này bao gồm mã định danh tài liệu, mã lưu trữ tài liệu, thời hạn lưu trữ, tên loại tài liệu, số của tài liệu, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, tên cơ quan/tổ chức ban hành, trích yếu nội dung, ngôn ngữ, số lượng trang, mức độ tiếp cận, và đặc biệt là tệp tin tài liệu (nếu có) hoặc đường liên kết đến tài liệu lưu trữ gốc
[4]. Việc chuẩn hóa các thông tin này sẽ giúp Anh T.V.K dễ dàng quản lý, tìm kiếm và tích hợp dữ liệu của công ty vào các hệ thống lớn hơn khi cần thiết.