Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại
“Chào luật sư, tôi là chủ một cửa hàng bán đồ thủ công mỹ nghệ online ở quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Gần đây, tôi có trao đổi và chốt đơn hàng với một nhà cung cấp qua email, trong đó có đính kèm các file xác nhận đơn hàng và giá cả. Tôi muốn hỏi, liệu những email và file đính kèm đó có được coi là **chứng từ điện tử** hợp lệ để làm căn cứ pháp lý nếu có tranh chấp sau này không? Tôi nghe nói chứng từ điện tử phải có chữ ký số gì đó nên hơi lo.”
Trả lời
Định nghĩa và giá trị pháp lý của Chứng từ điện tử
Chào chị M.T.H, theo quy định pháp luật, chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại được hiểu là hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận hoặc các tài liệu khác ở dạng thông điệp dữ liệu, do các bên đưa ra liên quan tới việc giao kết hay thực hiện hợp đồng. Với định nghĩa này, các email và file đính kèm mà chị đã sử dụng để chốt đơn hàng và giá cả với nhà cung cấp hoàn toàn có thể được coi là chứng từ điện tử hợp lệ, miễn là chúng đáp ứng các yêu cầu về tính toàn vẹn và khả năng truy cập.
Yêu cầu về tính hợp lệ và bằng chứng
Để các chứng từ điện tử như email hay file xác nhận có giá trị pháp lý làm bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp, chúng cần đảm bảo tính toàn vẹn (nội dung không bị thay đổi sau khi tạo ra) và có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh. Việc chị lo lắng về chữ ký số là có cơ sở, tuy nhiên, không phải mọi chứng từ điện tử đều bắt buộc phải có chữ ký số để có giá trị. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử được xác định dựa trên độ tin cậy của phương pháp tạo ra, lưu trữ và truyền gửi thông điệp dữ liệu. Trong các giao dịch thương mại, việc sử dụng các phương tiện điện tử để gửi hồ sơ, tài liệu là khá phổ biến. Ví dụ, trong một số thủ tục hành chính liên quan đến kinh doanh, thương nhân có thể gửi hồ sơ qua mạng điện tử theo địa chỉ được cơ quan nhà nước thông báo
[1]. Điều này cho thấy sự công nhận rộng rãi của các hình thức giao dịch và tài liệu điện tử.Các loại chứng từ thương mại khác có thể dưới dạng điện tử
Ngoài các hợp đồng, xác nhận đơn hàng thông thường, nhiều loại chứng từ quan trọng khác trong giao dịch thương mại cũng có thể được cấp và sử dụng dưới dạng điện tử. Điển hình là Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O). Hàng hóa được cấp C/O Mẫu S là hàng hóa có xuất xứ theo quy định và được Tổ chức cấp C/O cấp giấy này
[2]. Các quy tắc và thủ tục liên quan đến việc cấp và kiểm tra C/O cũng được quy định chi tiết, bao gồm cả các mẫu tờ khai bổ sung hay hướng dẫn kê khai[3]. Điều này khẳng định rằng việc sử dụng các tài liệu điện tử trong thương mại quốc tế và nội địa ngày càng được pháp luật thừa nhận và tạo điều kiện.